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Para tudo, você ainda faz a gestão da sua empresa através de planilhas? Esse seria um excelente método de gestão talvez nos anos dois mil, hoje em dia está mais que ultrapassado sem contar os inúmeros prejuízos que podem estar trazendo para o seu negócio. Hoje quero conversar com você especialmente sobre a gestão feita através de planilhas e a desvantagens desse método. Vamos ver mais sobre planilhas x ERP.

Conversando com alguns empreendedores que possuem suas empresas nos mais diferentes setores, a principal vantagem que as planilhas apresentam acaba sendo serem gratuitas. Mas será que essa possível vantagem de fato compensa todos os eventuais problemas que a mesma traz para a gestão do seu negócio?

Primeiramente não há nada de errado quanto ao uso de planilhas, mas não para a gestão da sua empresa.

Planilhas x ERP: por quê não usar as planilhas?

Primeiramente, através das planilhas você precisa dispensar um funcionário para o preenchimento destes dados de maneira constante. Você perde praticamente um funcionário que estará o tempo todo atribulado com o processo de preenchimento de toda a papelada referente ao seu negócio.

Outro fator que leva as planilhas a não serem a melhor opção diz respeito a serem um sistema de gerenciamento desconectado, ou seja, caso um determinado setor da empresa precise de uma informação precisa solicitá-lo a outro setor uma vez que as planilhas estão desconectadas e não podem ser acessadas por usuários de diferentes locais.

Além disso, quando você deixa a sua planilha, com informações importantes da sua empresa, no seu computador, ou no computador do funcionário responsável pelo seu preenchimento pode ocorrer facilmente o acesso de pessoas indevidas a informações sigilosas sobre o andamento da empresa.

Todas essas questões relacionadas a sua empresa estão vulneráveis, se não ao acesso direto, ao acesso remoto que pode ocorrer, isso sem mencionarmos que se não houver uma preocupação quanto ao salvamento dos arquivos na nuvem e um backup você pode perder tudo somente com um pequeno problema no computador matriz.

Viu só? Como você pode comprometer a segurança e o sucesso da sua empresa a algo assim tão frágil?

Por quê o ERP é a melhor opção?

Quando falamos de ERP estamos falando de um sistema integrado de gestão que tem como objetivo primeiramente fazer com que o empreendedor dedique o seu tempo para aquilo que realmente importa no seu negócio. Caso você tenha um profissional desempenhando a atividade de preenchimento desses relatórios você pode reaproveitá-lo em outro setor.

Além disso, com o sistema de ERP você reúne em uma única ferramenta os dados e informações de gestão de diferentes setores da empresa, desde a Produção a Compras até o Estoque.

A integralidade dos dados permite que todos possam acessar mais rapidamente as informações que precisam sem que para isso tenham de depender do levantamento de informações de outro setor. O ERP igualmente atua favorecendo a rápida comunicação entre os diferentes setores e isso torna a tomada de decisões em momentos de crise mais rápidas e também assertivas.

Para o gestor, com um único sistema para visualizar todos os dados da empresa se faz possível identificar os recursos disponíveis, os recursos em caixa, o que está para entrar e com isso pode determinar intervenções no negócio e programar melhorias.

Vale mencionar que com o novo sistema você pode, por exemplo, facilmente identificar quais são os produtos ou serviços mais comercializados da empresa de modo a direcionar esforços para otimizá-lo e melhorá-lo ainda mais.

Igualmente se faz possível identificar aqueles serviços e produtos com menor saída que podem eventualmente serem descontinuados uma vez que não tem apresentado o resultado que você esperava para o seu negócio.

O que pode ser feito com o sistema ERP?

Além das funcionalidades mencionadas acima, por meio da implantação do ERP se faz possível, por exemplo, que todo o processo burocrático de gestão do seu negócio seja feito de maneira automatizada, sem que você precise se preocupar com o preenchimento de relatórios e planilhas e sem que você precise se preocupar com a possibilidade de duplicidade de dados.

Em outras palavras, por meio do sistema você terá dados mais confiáveis, fáceis de serem acessados que facilitarão sistematicamente a gestão do seu negócio.

Por meio do ERP você pode acompanhar de perto todos os processos mais importantes para a empresa.

Aliás, quer uma dica super interessante de como o ERP funciona? Ao destinar uma matéria-prima para a produção ela automaticamente tem redução do seu estoque e tem adição a sua lista de compras. Quando a venda acaba sendo feita ela igualmente tem sua redução feita no seu estoque e passa para o processamento de dados de vendas. Você terá muito mais tranquilidade para fazer a gestão da empresa e embora esteja on-line o banco de dados do ERP possui ferramentas de segurança que monitoram o tráfego e o acesso.